Zahlungseingänge vor dem Mahnen prüfen — nichts ist peinlicher als eine Mahnung für eine bereits bezahlte Rechnung. Immer zuerst den Zahlungsstatus aktualisieren.
Ausnahmen bewusst setzen — Rechnungen mit Ratenzahlung oder laufenden Klärungen vom Mahnlauf ausschliessen. So werden Kundenbeziehungen nicht unnötig belastet.
Tonfall pro Mahnstufe anpassen — die erste Mahnung sollte freundlich sein, die zweite bestimmter, die dritte formell. Passe die E-Mail-Vorlagen entsprechend an.
Mahnhistorie im Blick behalten — das System speichert, welche Mahnstufe zuletzt verschickt wurde. So weisst du immer, wo du mit einem Kunden stehst.
Bei Streitfällen persönlich klären — wenn ein Kunde die Rechnung bestreitet, ist eine automatische Mahnung kontraproduktiv. Den Kunden vom Mahnlauf ausschliessen und persönlich kontaktieren.
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