Erste Schritte — Spesenverwaltung

Was die Spesenverwaltung macht

Das Ausgaben-Modul verarbeitet zwei Arten von Dokumenten: Mitarbeiterspesen (erstattungsfähige Auslagen mit Genehmigungsworkflow) und Lieferantenrechnungen (Rechnungen von Lieferanten in einer Zahlungswarteschlange). Ein KI-gestützter Posteingang akzeptiert Belege per E-Mail-Weiterleitung.

Einrichtung

1. Posteingangs-E-Mail-Adresse notieren — wird auf der Ausgaben-Übersicht angezeigt. Jede an diese Adresse weitergeleitete Rechnung landet automatisch im Posteingang.
2. Spesenkategorien prüfen — über Organisation > Spesenkategorien. Das System enthält über 180 Schweizer Standardkategorien.
3. Ausgabenlimits pro Mitarbeitenden festlegen (optional) — Spesen unterhalb des Limits werden automatisch genehmigt.

Tägliche Nutzung

Mitarbeiterspesen

1. Mitarbeitende gehen zu Ausgaben > Neue Spese, wählen eine Kategorie, geben den Bruttobetrag ein und laden den Beleg hoch.
2. Das System teilt den Betrag automatisch in Netto und Steuer auf.
3. Vorgesetzte genehmigen ausstehende Spesen aus dem Posteingang.
4. Genehmigte Spesen fliessen in die Lohnabrechnung (Erstattung) oder in eine Kundenrechnung (Verrechnung).

Lieferantenrechnungen

1. Rechnung an die Posteingangsadresse weiterleiten oder manuell hochladen.
2. Die KI extrahiert Lieferant, Betrag und Fälligkeitsdatum.
3. In Ausgaben > Zu-Bezahlen überprüfen und bei Zahlung als bezahlt markieren.

Tipps

• Mitarbeitende geben immer den Bruttobetrag (inkl. MwSt.) ein — das System übernimmt die Aufteilung.
• Zugriffsrechte für Posteingang und Zahlungswarteschlange sind getrennt konfigurierbar.