Fortgeschritten — Spesenverwaltung

KI-Lieferantenabgleich aus dem Posteingang

Wenn ein Dokument im Posteingang ankommt, läuft die KI-Pipeline in zwei Schritten:

1. Extraktion — Lieferantenname, IBAN, Adresse, MwSt-Nummer, Betrag, Fälligkeitsdatum.
2. Abgleich — zuerst IBAN-Exaktabgleich, dann Fuzzy-Namensabgleich, dann automatische Neuanlage.

Automatisch erstellte Lieferanten sorgfältig prüfen — bei leicht abweichendem Namen entstehen Duplikate. Vor dem ersten Batch die Top-20-Lieferanten mit IBAN voranlegen.

Anpassung der 185 Standardkategorien

Die Plattform-Standards können nicht direkt bearbeitet werden. Wenn du eine Kategorie unter Organisation → Spesenkategorien anpasst, erstellt das System eine organisationsspezifische Überschreibung. Anpassbare Eigenschaften: Belegpflicht, Genehmigungspflicht, Höchstbetrag, Monatslimit, MwSt-Satz.

Automatische Genehmigungslimits

Jede Person hat ein monatliches und ein jährliches Limit. Das System prüft den kumulierten Betrag — nicht jede einzelne Spese. Die Kategorie kann die Limiten der Person überschreiben (z. B. bei «Genehmigung erforderlich» immer).

Sammelzahlungs-Workflow

In Ausgaben → Zu-Bezahlen: nach Fälligkeitsdatum sortieren, Checkboxen für die heutigen Zahlungen aktivieren und Als bezahlt markieren mit Zahlungsdatum bestätigen. Bei unterschiedlichen Zahlungsdaten getrennte Batches durchführen.

Verrechenbare vs. nicht verrechenbare Spesen

Bei der Einreichung wählt die Person einen der drei Typen: bereits bezahlt, Erstattung benötigt, oder auf Kunden verrechnen. Verrechenbare Spesen erfordern zwingend ein Projekt — ohne Projekt keine Verrechnung. Lieferantenrechnungen sind nie verrechenbar.