Frequenzplanung
Frequenz an den tatsächlichen Servicezeitraum anpassen: monatlich für Pauschalen und SaaS, quartalsweise für Wartungsverträge, halbjährlich für Inspektionen, jährlich für Lizenzen. Startdatum auf eine Zyklusgrenze setzen. Die Frequenz kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden — bei Wechsel bestehende Vorlage beenden und neue anlegen.
Automatischer vs. manueller Versand
Automatisch senden für Pauschalen, die sich nie ändern. Manuell für Vorlagen, bei denen gelegentlich Positionen angepasst werden oder bei hochwertigen Rechnungen. E-Mail-Adresse des Kunden vor Aktivierung des automatischen Versands prüfen — Zustellfehler sind silent.
Eigentümer-Erinnerungen und Erneuerungshinweise
Eigentümer-Erinnerungstage: einige Tage vor der Generierung erhält der Vorlagen-Eigentümer eine Benachrichtigung zum Prüfen. Zurückgesetzt nach jedem Zyklus.
Erneuerungshinweis-Tage: Kunde erhält vorab eine höfliche Vorankündigung der Erneuerung. Besonders nützlich für Jahresverträge.
Stripe-Lastschrift
Bei Zahlungsfehlern wird die Rechnung trotzdem erstellt und als gesendet markiert — kein automatischer Retry. Generierungsprotokoll nach jedem Zyklus auf fehlgeschlagene Abbuchungen prüfen.
Verpasste Generierungen und Vorlagen-Duplizierung
Bei einem Serverausfall verarbeitet der nächste Lauf alle überfälligen Vorlagen. Bei mehreren verpassten Zyklen können Duplikate entstehen — Protokoll nach Ausfällen prüfen und ggf. Duplikate sofort stornieren.
Duplizieren: eine Vorlage für mehrere Kunden mit identischem Plan: eine perfekte Vorlage erstellen, duplizieren, Kunden wechseln. Positionen generisch halten — keine kundennamen in Zeilenbeschreibungen.
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