Fortgeschritten — Zeiterfassung

Die Stundensatz-Hierarchie

Drei Ebenen bestimmen, welcher Satz auf einer Rechnungszeile erscheint:

1. Individueller Projektsatz — für eine bestimmte Person im Tab Team des Projekts gesetzt. Hat immer Vorrang.
2. Projektstandardsatz — gilt für alle Teammitglieder ohne individuellen Satz.
3. Mitarbeitenden-Standardsatz — Fallback aus dem Profil der Person.

Sind alle drei leer, wird die Position mit Nullrate importiert. Der häufigste Fehler: vergessen, den Standardsatz für neue Mitarbeitende vor dem ersten Abrechnungszyklus zu setzen.

Wichtig: Der Satz wird beim Import auf die Rechnung aufgelöst, nicht beim Einstempeln. Änderst du einen Projektsatz in Woche 3, übernehmen die Stunden aus Woche 1–2 den neuen Satz beim nächsten Import.

CSV-Import Best Practices

Der Import ist alles oder nichts — eine fehlerhafte Zeile bricht den gesamten Batch ab. Häufige Ursachen:

• Falsches Datumsformat — YYYY-MM-DD verwenden, DD.MM.YYYY schlägt fehl.
• Dauer statt Start/End — die Vorlage erwartet Start- und Endzeit, keine vorberechnete Dauer.
• Unbekannter Projektname — der Import gleicht nach exaktem Namen ab. Projektnamen direkt aus der App exportieren.
• Duplikate — die Vorschau kennzeichnet Einträge mit identischer Person, Datum, Start- und Endzeit.

Lohnzyklus-Sperrung

Wenn die Lohnabrechnung für einen Zeitraum erstellt wird, werden alle verarbeiteten Zeiteinträge gesperrt — schreibgeschützt, nicht löschbar, nicht mehr im «Nicht abgerechnete Stunden»-Tab sichtbar.

Bei einem falschen gesperrten Eintrag: entsperren, löschen, korrigiert neu anlegen. Der korrigierte Eintrag erscheint im nächsten Lohnlauf als Anpassung.

Berechnung des Stundenguthabens

Sollstunden = vertragliche Wochenstunden × Pensum, bereinigt um Feiertage im Kanton, genehmigte Abwesenheiten und Krankmeldungen.

Iststunden = Summe aller abgeschlossenen Zeiteinträge der Woche.

Ausstehende Abwesenheiten (Status «ausstehend») reduzieren das Ziel noch nicht — erst nach Genehmigung.