Erste Schritte — Wiederkehrende Rechnungen

Was wiederkehrende Rechnungen sind

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren die abonnementartige Abrechnung. Du erstellst eine Vorlage mit Positionen, Abrechnungsfrequenz und Versandeinstellungen. Täglich prüft das System, ob Vorlagen fällig sind, und generiert automatisch eine neue Rechnung. Generierte Rechnungen verhalten sich genauso wie manuell erstellte.

Einrichtung

1. Sicherstellen, dass der Kunde existiert — ein Kunde ist für jede Vorlage Pflicht.
2. MwSt-Status bestätigen — unter Organisation > Einstellungen. Wenn nicht MwSt-pflichtig, werden 0 % MwSt verwendet.
3. Vorlage erstellen — gehe zu Wiederkehrende Rechnungen > Neu. Folgendes festlegen:
   • Frequenz — monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich.
   • Startdatum und optionales Enddatum.
   • Automatisch senden — bei aktiviert wird die Rechnung sofort per E-Mail gesendet; bei deaktiviert als Entwurf erstellt.
   • Positionen — fixe Abonnementgebühren (kein Import von Stunden möglich).

Tägliche Nutzung

• Pause — Generierung vorübergehend stoppen.
• Nächste überspringen — nächstes Datum um einen Zyklus vorwärts schieben.
• Jetzt generieren — sofort ausserhalb des regulären Zeitplans generieren.
• Duplizieren — Vorlage für einen neuen Kunden kopieren.

Tipps

• Positionen werden zum Zeitpunkt der Generierung kopiert — bestehende Rechnungen werden nicht nachträglich geändert.
• Die MwSt wird bei jeder Generierung neu bewertet — Änderungen am MwSt-Status wirken sich automatisch auf künftige Rechnungen aus.
• Den Platzhalter :period im Rechnungstitel nutzen, um den Abrechnungszeitraum automatisch einzufügen.