Was die Rechnungsstellung macht
Die Rechnungsstellung deckt den gesamten Abrechnungslebenszyklus ab: Kundenverwaltung, Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Zahlungserfassung und Mahnwesen. Stunden aus der Zeiterfassung, genehmigte Spesen und abgeschlossene Arbeitsrapporte können direkt importiert werden.
Einrichtung
- Kunden anlegen — gehe zu Kunden > Neu. Nutze Unternehmen suchen, um Schweizer Firmen automatisch aus dem Handelsregister zu befüllen.
- Dokumentenstandards festlegen — unter Organisation > Dokumentenstandards Begrüssung, Einleitungstext und Zahlungsfristen pro Sprache konfigurieren.
- Swiss QR-Rechnung einrichten (optional) — IBAN und ESR-Teilnehmernummer im Organisationsprofil hinterlegen.
- Produktkatalog aufbauen (optional) — wiederverwendbare Positionen unter Produkte anlegen.
Tägliche Nutzung
- Gehe zu Rechnungen > Neu, wähle Kunde, Projekt und Sprache.
- Importiere nicht abgerechnete Stunden über den Tab Nicht abgerechnete Stunden.
- Klicke auf Senden, um die PDF-Rechnung per E-Mail zu versenden.
- Bei Zahlungseingang auf Zahlung erfassen klicken.
- Für Angebote: gehe zu Angebote > Neu, sende das Angebot und konvertiere es bei Annahme mit In Rechnung umwandeln.
Tipps
- Rechnungsnummern haben ein festes Format und können nicht geändert werden.
- Versendete Rechnungen können nicht bearbeitet werden — bei Fehler stornieren und neu erstellen.
- Angebote werden nach 5 Sekunden auf der öffentlichen Seite als «gesehen» markiert.
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