Vérifier les paiements avant de relancer — rien de plus gênant qu'un rappel pour une facture déjà payée. Mettez toujours à jour le statut de paiement en premier.
Définir les exceptions — excluez les factures avec paiement échelonné ou en cours de clarification. Les relations clients ne doivent pas être mises à mal inutilement.
Adapter le ton par niveau — le premier rappel doit être amical, le deuxième plus ferme, le troisième formel. Adaptez les modèles d'e-mail en conséquence.
Suivre l'historique des rappels — le système enregistre le dernier niveau envoyé. Vous savez toujours où vous en êtes avec un client.
Clarifier les litiges en personne — si un client conteste la facture, un rappel automatique est contre-productif. Excluez-le du cycle et contactez-le directement.
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