Premiers pas — Gestion des dépenses

Ce que fait la gestion des dépenses

Le module de dépenses traite deux types de documents : les notes de frais des employés (remboursements avec workflow d'approbation) et les factures fournisseurs (factures de fournisseurs dans une file d'attente de paiement). Une boîte de réception alimentée par IA accepte les reçus par transfert d'e-mail.

Configuration

1. Noter l'adresse e-mail de la boîte de réception — affichée sur l'aperçu des dépenses. Toute facture transférée à cette adresse arrive automatiquement dans la boîte de réception.
2. Vérifier les catégories de dépenses — via Organisation > Catégories de dépenses. Le système contient plus de 180 catégories standard suisses.
3. Définir les limites de dépenses par employé (optionnel) — les dépenses inférieures à la limite sont approuvées automatiquement.

Utilisation quotidienne

Notes de frais

1. L'employé va dans Dépenses > Nouvelle dépense, choisit une catégorie, entre le montant brut et télécharge le reçu.
2. Le système divise automatiquement le montant en net et taxe.
3. Les responsables approuvent les dépenses en attente depuis la boîte de réception.
4. Les dépenses approuvées alimentent la paie (remboursement) ou une facture client (refacturation).

Factures fournisseurs

1. Transférez la facture à l'adresse de la boîte de réception ou téléchargez-la manuellement.
2. L'IA extrait le fournisseur, le montant et la date d'échéance.
3. Vérifiez dans Dépenses > À payer et marquez comme payé lors du règlement.

Conseils

• Les employés entrent toujours le montant brut (TVA incluse) — le système gère la répartition.
• Les droits d'accès à la boîte de réception et à la file de paiement sont configurables séparément.