Avancé — Gestion des dépenses

Correspondance fournisseur IA depuis la boîte de réception

Quand un document arrive dans la boîte de réception, le pipeline IA s'exécute en deux étapes :

1. Extraction — nom du fournisseur, IBAN, adresse, numéro TVA, montant, date d'échéance.
2. Correspondance — d'abord correspondance exacte par IBAN, puis correspondance floue par nom, puis création automatique.

Vérifiez soigneusement les fournisseurs créés automatiquement — les noms légèrement différents créent des doublons. Avant le premier lot, pré-créez vos 20 principaux fournisseurs avec leur IBAN.

Personnalisation des 185 catégories standard

Les standards de la plateforme ne peuvent pas être modifiés directement. Quand vous personnalisez une catégorie sous Organisation → Catégories de dépenses, le système crée un remplacement propre à l'organisation. Propriétés personnalisables : justificatif obligatoire, approbation obligatoire, montant maximum, limite mensuelle, taux TVA.

Seuils d'approbation automatique

Chaque personne a une limite mensuelle et annuelle. Le système vérifie le montant cumulé — pas chaque dépense individuellement. La catégorie peut remplacer les limites personnelles (p. ex. «Approbation requise» toujours actif).

Workflow de paiement groupé

Dans Dépenses → À payer : trier par date d'échéance, cocher les paiements du jour et confirmer Marquer comme payé avec la date de paiement. Pour des dates de paiement différentes, effectuez des lots séparés.

Dépenses facturables vs. non facturables

À la soumission, la personne choisit l'un des trois types : déjà payé, remboursement nécessaire ou facturer au client. Les dépenses facturables nécessitent obligatoirement un projet. Les factures fournisseurs ne sont jamais facturables.